Googleの無料メールサービス「Gmail」は、だれでも気軽にメールが使える非常に便利なツールです。
そんな便利なGmailですが、スマホで操作しているとなぜかメールがパッと消えて「メールをアーカイブしました」と表示されることがあります。
「どこいったの？大事なメールなのに！」なんてことを経験した方も多いのではないでしょうか？
「そもそもアーカイブって何？」、「アーカイブってどこに表示されるの？」という疑問を解決していきたいと思います。
Gmailのアーカイブとは？
まずは、Gmailの「アーカイブ」とは何か？について見ていきます。
「アーカイブ」とは「重要な記録を保存・管理すること」です。
たくさんのメールの中で「これは重要なメールだから別の場所に保存しておこう」という意味です。
ただ、Gmailのおいては、少し違った意味合いで使われることが多いのではと思います。
どちらかというと、「一応とっておきたいメール」を別の場所に保管することで、受信トレイを整理する機能として使われることが多いです。
つまり、「削除はしたくないけど整理したいから非表示にする機能」と言えるでしょう。
Gmailのアーカイブ方法
Gmailのアーカイブ方法は、メールを左右どちらかにスワイプするだけです。
もし、パソコンでアーカイブする場合は、メールリストの右側の「アーカイブ」アイコンをクリックするだけです。
いずれも非常に簡単にアーカイブすることができます。
もし、誤ってアーカイブしてしまった場合は、アーカイブした際に画面下部に「元に戻す」と表示されるのでそちらをタップすることで元に戻すことができます。（※パソコンの場合は「取消」と表示されます。）
アーカイブしたメールはどこで表示するの？
アーカイブされたメールはどこで表示されるのかというと、「すべてのメール」の中に含まれています。
スマホなら左上のメニューアイコンをタップして開くメニューの中にあります。
パソコン版ですと、カーソルを左側アイコン付近へ持っていくとメニューが展開されますので、その中に「すべてのメール」があります。
通常の「受信トレイ」や「メイン」フォルダの中には、存在しないメールなど全てのメールがここで表示されます。
ミュート機能との違い
Gmailにはアーカイブと似た機能で「ミュート」という機能があります。
ミュートとは、アーカイブ同様受信トレイから非表示となり、「すべてのメール」で表示することができます。このミュート機能とアーカイブとの違いは、以下の通りです。
- アーカイブ:アーカイブしたメールに返信があった場合に、「受信トレイ」に戻ります。
- ミュート:ミュートしたメールに返信があった場合でも、「受信トレイ」には戻りません。
このような違いがあります。つまり、返信される可能性があるメールはアーカイブを利用することをおすすめします。
アーカイブの検索方法
アーカイブされたメールを「すべてのメール」から探すときに、上から順に探していくのは非常に効率が悪いですよね。
そこで、アーカイブを検索する際には「検索演算子」を使うと便利で効率的に検索することができます。
検索演算子とは、簡単に言うとメールのフィルター機能で該当するメールを絞り込んでくれる機能です。
検索演算子の使い方
検索演算子を使用する時は、画面上部の検索エリアに検索演算子や絞り込みたい文字列も一緒に入力することで検索することができます。
例えば、「in:anywhere」という検索演算子は「すべてのメール」の中から検索をすることができる検索演算子です。
ですから、「in:anywhere ○○」とすることで○○に入った文字列でフィルターを掛けてくれます。
この方法を使えば、アーカイブしたメールを簡単に検索することができます。
アーカイブしたメールを戻す方法
上記で説明したとおり、アーカイブ直後は「元に戻す」をタップすれば戻すことができます。
しかし、しばらくたってから元に戻すには、まず、該当するメールを開きます。
開くと右上に三点リーダー（設定アイコン）があります。
これをタップするとリストが開くので「受信トレイに移動」をタップします。
これでアーカイブから通常の受信トレイに戻すことができます。
一括でアーカイブを操作する方法
受信トレイの整理をする場合、一つ一つのメールを毎度アーカイブしていくのは非常に面倒くさいですよね。
できれば一括でアーカイブしたり元に戻したりできればありがたいところです。もちろん一括でアーカイブを操作する方法はあります。
一括でアーカイブする方法
まず、一括でアーカイブする方法です。
受信トレイのリスト上でアーカイブしたいメールを長押し（※スマホの場合。PCの場合はメール左のチェックボックスをクリック）します。
これでチェックが入ります。同様にアーカイブしたいメールをチェックしていきます。チェックし終えたら画面上部の「アーカイブ」アイコンをタップします。
これだけで、一括でアーカイブができます。
一括でアーカイブを戻す方法
続いて、アーカイブから受信トレイへ一括で戻す方法です。先程同様、戻したいメールをチェックしていきます。
チェックし終えたら今度は画面上部の三点リーダー（設定アイコン）をたっぷして、「受信トレイに移動」をタップすることで一括で戻すことができます。（※PCの場合は、三点リーダではなく、「受信トレイに移動」アイコンをクリック）
まとめ
今回は、Gmailのアーカイブの表示や元に戻す方法についてご紹介しました。
アーカイブを上手に使って受信トレイを整理して日々の業務の効率化になればと思います。
こちらの参考記事も併せてご覧ください。
